Getting Things Done
前一陣子在逛網站的時候，看到有人在介紹一個叫做GTD的東西，我覺得滿有趣的，在這邊跟大家分享一下。
GTD的全名是Getting Things Done，翻過來大家應該都知道是什麼，不過其實老實說我不知道要怎麼翻比較像貼切。GTD是David Allen所提出的一種事務管理的方法，他寫了一本書去詳細介紹GTD，那本書也叫Getting Things Done，中文叫做「搞定」，嗯，我想你心裡應該跟我想的是同一件事吧？
以現在的分類來看，GTD應該會被分類在時間管理的範疇下，但是也不能說這是完全時間管理的東西，因為裡面有許多其它領域的想法，但他的目的只有一個，就是把事情做完，搞定，跟字面一樣。
在現在這個資訊爆炸的世界（老梗﹞，隨時都有一堆資訊往你腦袋塞，先不講和你比較沒有切身相關的，光你每天要做的事情，也是相當大量的一種資訊，也許小至買牛奶，影印講義，研究選課，讀書寫作業，刷薄子，大至社團事務，社團事務，社團事務。
看來我沒有什麼大事，不過這不是重點。
有這麼多事情，要怎麼才能有做得又快又好呢？其實這也是時間管理的重點，第一是快，就是效率，第二是好，就是品質。我相信如果每天都只有一件事要做，比方說洗衣服，我相信每個人都可以在短時間洗得乾乾淨淨。
為什麼呢？因為只有一件事要做的時候，心裡面不會到處亂想說，我等一下還要做什麼什麼什麼，是不是還有什麼事情忘了，反而完全沒有壓力的，全心專注在一件事上，這時候人的生產力最好，我相信也是我們最有創意的時候。
GTD就是可以讓你可以兼顧效率與品質，把每天超載的資訊和責任，藉由GTD這套高生產力又無壓力的系統，幫助人們處理每天的挑戰。
GTD主張人們的小腦袋不應該記著太多的資訊，而是把我們的腦袋清空，不再事事記掛於心，所有資訊集中等待處理，把事情記下後，馬上就可以忘了它，專注在你要做的工作上。
(看我多無聊還自已做了圖)
先準備一個工具，也許是記事本、PDA或是電腦，在有任何工作或雜事時，馬上記到工具裡，像是買牛奶、買電腦，anything，全部都記進去放在inbox，而且最好這個工具可以隨身攜帶。
蒐集完了所有雜事後，就是搞清楚那到底是什麼東西，可以化為一個行動嗎？再把它一個一個從蒐集用的inbox分類到進一步的流程。
如果不行的話，就有三種做法，第一個很簡單，那件事和你一點關係也沒有，那就直接忘了它丟進垃圾桶；再來也許這件事情和你無關，但是可能是一件有用的資訊，那我們就把他記下來放著；最後一個是可以去行動，但是不做也沒差，也許哪一天有空再來做，像是看雜誌、做手工藝之類的，想要的程度大於需要。
如果可以的話，先看它可不可以在兩分鐘內就做完，如果是的話就馬上去做，不要再多花時間把它放到to do list上了。
如果不行的話則有其它的對應方式，第一是看它需不需要很複雜的行動才能達成，這時我們就必需把它看做一個專案，要好好的去規畫它，把它化為一步一步實際的行動。GTD有一個很重要的概念，在這一個行動後，你希望的結果是什麼，那你就根據你希望的結果去化為一個個實際的下一步，「下一步該做什麼？」這是一個很重要的核心，不要將時間和精力放在沒有必要的行動上。
For example，如果我想買一個相機，得到一個我想要的相機是我希望的結果，那我有什麼要做呢？什麼是我的下一步？對我來說，我需要先思考我需要或想要什麼樣的數位相機，下一步呢？要去找資料，看哪些產品合乎我的需求，然後呢？去找找看別人使用過的心得，也許問問朋友的意見，決定到底要不要選這一台，再下一步呢？去買相機，看自已什麼時候有空可以去買，但是這樣就能得到我想要的相機嗎？不，我還要找說去哪裡買，最後才能得到我想要的相機。所以事情並不是在to do list寫一個「買相機」這麼簡單的一件事而已，而是要盡可能的化為實際該做的行動。
所以買相機這件事，總共有哪些下一步行動？
- 思考我我相機需求
- 上網找相機資料
- 問XXX對這台相機的看法
- 去XXX相機論壇看其它用過同型相機的感想
- 排出自已空閒的時間去買相機
- 去ppt相機版看哪家店服務比較好，還有交機時的注意事項
「那麼下一步該怎麼做呢?」，是一件很重要的事情，要時時去注意這點，而不儘只是把要做的事放在那，卻不去想下一步該做什麼。
把要做的事情化做實際的行動後，我們有三種工具可以使用，分別是等待列表，下一步行動列表，以及行事歷。
如果這個行動自身沒有辦法做的話，就要看看是不是該委託給別人，如果可以的話就把這件事，放進等待列表上，因為我們唯一要做的就是等待被委託人的回音，但是也要注記什麼時候是due time？什麼時候該去了解一下被委託人的進度等等。
如果這件事情自已可以做的話，做放進下一步行動列表裡，故名思義，下一步行動也就是下一步該做什麼，簡單講的話就是to do list，但是GTD有一個不同於to do list的方法。在GTD的下一步行動列表中，有一種context的概念，也就是說我們可以根據要行動的地點和要使用的工具，來幫每一件事做分類，像是有些事情只有在電腦上面做，那就注上「電腦」，如果這個行動需要電話的話，那就注上「電話」，如果這件事只能在家裡做，那就注上「家」，如果只能在學校做，就注上「學校」，如果這件事是要外出，像是去家樂福買東西，或是去哪邊拿東西，或是倒垃圾，那就注上比較廣義的「雜事」，這種context的概念，可以讓你根據現在處的場合或手上有的工具來做事，也可以讓同一性質的一次做完，增加效率，另外注上due day和重要性也有助於管理要做的行動。
如果這件事有一個明確的時間，也就是非那個時間做不可的話，才把這個事情放到行事曆上，像是跟老師meeting，考試報告，約會等等，沒有明確時間的行動決不放上行事曆。
蒐集 -> 處理 -> 組織 -> 檢討 -> 行動
以上就是一個簡單的GTD流程，但是這些事情你不去做的話，做再多事前規畫也沒用，David Allen寫的Getting Things Done這本書裡面寫了一段話，我覺得非常貼切。
「焦慮和罪惡感並非來自做不完的事，而是對自己爽約的自然結果。」
我看了相當心有戚戚，像我就常爽自已約...然後事後又覺得很有罪惡感。另外書裡也談到說，「如果事情只記在腦袋裡，沒有立即記下，或是立即執行就是爽自己約。」可看出GTD對於「記下」這個行為相當重視，因為這是所有GTD的開頭。
以上我所有提到的，就是簡單的GTD想法，不過這主要是「我的GTD」，不一定是David Allen的GTD，畢竟那本書我才看兩次而且弄丟了我的心得筆記，但是我想「我的GTD」和「David Allen的GTD」，應該是不會相差太遠，不過我建議大家有興趣的話還是要去看一下書，書裡面提到了許多的實例以及更深入的探討，看完應該收獲會不小。
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